明石市議会 2022-09-30 令和 4年生活文化分科会（ 9月30日）
先ほども御答弁させていただきましたように、データ保存年限が拡大します、人員体制の強化であるとか、システムに対するコスト面についても現段階では問題ありませんので、手数料の値上げについても考えてはおりません。 以上です。 ○穐原成人主査 宮坂分科員。
先ほども御答弁させていただきましたように、データ保存年限が拡大します、人員体制の強化であるとか、システムに対するコスト面についても現段階では問題ありませんので、手数料の値上げについても考えてはおりません。 以上です。 ○穐原成人主査 宮坂分科員。
◎赤井 健康福祉部長 これまで、ちょっとデータの保存年限にもよりますが、個人に結果等は全部紙で通知されていますので、それぞれ違った様式であろうと、その自治体間での前年度の健診結果の比較等は、紙の中で保管されていたと思うんですが、データ上で管理されて、それも見ることができるようになるというような形になるということです。 以上です。 （「分かりました。
まず、災害時の備蓄品についてでございますが、本市では備蓄計画に基づき、避難所生活者及び在宅避難者数の１日分のアルファ化米等の食料や飲料水、生活必需品、衛生用品等を市内５か所の災害対策用備蓄倉庫や拠点避難所等に備蓄し、物資ごとの保存年限に応じて計画的に更新を行っております。 配布方法につきましては、救援物資受入れ配送計画に基づき、全庁的な配布体制を整備し、訓練等を実施しております。
また、記録について保存年限などはありますか。 ○三宅浩二 議長 土屋子ども未来部長。 ◎土屋智子 子ども未来部長 駐車スペースにおきましても、児童がけがをするなど比較的重篤な事故が発生した場合は、保育所から担当課へ事故報告書を提出して５年間保存ということにしています。
◎答 保存年限を経過した文書を破棄しているというのが一番大きい原因だ。 今は要望記録を残すこととなっているが、当時は、口頭でやり取りしていたという部分もある。 根拠資料があるものは全て事細かく記載しているが、不明なところを想像で報告することはできないため、資料の内容に差が生じた。
制限を設けるわけではないが、例えば公文書の保存年限が5年であることから5年というふうに期間を設けるべきか、それとも期間を設けないべきか、意見のある方は発言されたい。 ◆意見 松岡議員は現在4期目であり、遡っても14年である。遡る期間を設けるのはどうかと思う。 ◆意見 3地区協議会が設立されたのは2018年だったと記憶しているが、期間を限定すると漏れる案件も生じてくると思う。
ただ、この通知の内容につきましては、保存年限等が過ぎていることから詳細な確認ができませんが、この確認書が無効になっているということはここでもって確認できます。 で、今回の資料提供につきましては、資料としましては、資料として出しました。
次に、メンテナンス業者に支払ったパイプオルガンの維持管理及び修繕費用の総額は、年間の調律費用４７万円と補修や耐震化費用で少なくとも９０万円を２３年間にわたり支払ったとすれば、推計で３１５１万円となるが、この考え方でよいのかとの御質問でございますが、本市がこれまでメンテナンス業者に対して支出しましたパイプオルガン修繕に係る金額として確認できますのは、公文書の保存年限の範囲内である平成２６年度の年間９８
また、公開請求により保存年限を超えて保管されていた文書が見つかったケースも幾つかありました。いずれも公文書の管理が適切に行われていなかった例であります。もっとも保存年限を超えて文書を保管していることが全て問題というわけでなく、当時の事情を知る職員がほとんどいなくなった状況で、過去の経緯を確認する上で貴重な資料となったことは間違いありません。
まず、現在の姫路市の公文書等の保存状況やデジタル化の状況についてでございますが、行政文書は本庁舎の地下書庫等に保存箱にして約１万6,000箱を定められた保存年限に基づき保存をしております。また、文書のデジタル化につきましては、平成18年に文書管理システムを導入して以来、システムで行われた電子決裁のデータを文書と同様、保存年限に基づいた保存をいたしております。
皆さんも御存じのように、包括外部監査では、公立幼稚園の願書の保存年限が１年とされていて、取扱規程の見直しをするように、こちらも意見が出ていたと思います。教育委員会では、１年置きに文書管理に関する規程の見直しをしているということではあるんですけれども、この見直しなんかも担当課の課長さんが所管課の文書保存年限区分を見直す形というふうに聞いています。
◎市民自治部 どこまで保管されるかというところなんですけれども、こちらのほう、文書のほうをいつまで保管するかということだと思われるんですけれども、こちらのほうは、パブコメのほうなんですけれども、それぞれの所管課のほうで、提出された意見の保存年限は、それぞれの案件によって異なるということがございますので、そちらは、制度所管課としては保存年限に関して特に画一的に規定はしておりませんで、各担当課のほうですね
○企画総務部長（近藤紀子君） やはり年数、合併以後16年たちまして、保存年限がそれぞれ１年から30年まで保存年限を区切ってしておるわけでございますが、やはり適切に保存しながら管理をしていきますが、これがどの耐火書庫が、どれぐらい余剰スペースがあるのか、私も十分な把握はできていないわけですが、廃棄すべきものは廃棄になってまいります。
◎市民自治部 文書の保存年限がちょっと１０年になっておりますので、記録を見る上では、１０年間の間で開催しているということはちょっと確認できておりません。 ◎市民自治部 補足いたします。 １０年間、昨年度以前は、直近１０年は開催はしておりません。ただ、今年度、この指針を策定するに当たって開催いたしました。
○企画総務部長（近藤紀子君） 現在、引っ越し作業の中で、東庁舎の中にはまだ公文書、保存年限のあるものについて、まだ残っておる状態ではございます。全て新しいところに移転できているわけではございません。まだ公文書が残っているものもございますので、その整理は今後もきちんとしていきたいというふうには考えております。今の時点ではまだ東庁舎に保存しておる状態です。
しかしながら、備蓄倉庫を各学校に設置する場合は、そのスペース、倉庫の管理、保存年限等に応じた物資の入替えなど、様々な課題があることから、現在、市内８カ所に防災倉庫を設置し、そこから必要となる物資を提供する体制をとってございます。
○理事（武田健二君） 確認できる資料の提示ということでございますが、播磨町の事務分掌取扱規定の第２６条の第２号によりまして、保存年限が１０年となっております。それをもちまして廃棄をいたしておりますので、確認できる資料が残っておりません。 ○議長（神吉史久君） 他に質疑はありませんか。 （「なし」と呼ぶ者あり） ○議長（神吉史久君） 「質疑なし」と認めます。
また、同規則第２１条の条文では、第１種の文書の保存年限は永年とされています。つまり、都市計画に関する図書は重要な文書であり、永久に保存しなければならないということです。伊丹市文書取扱規則は昭和５４年施行のため、昭和２２年の都市計画決定時には制定されていませんでしたが、地域住民からの公文書公開請求が提出された平成２９年には既に施行されています。 そこで、１点目にお伺いいたします。
書類の保存年限の中で確認をさせていただいたところでございますが、まずパイプオルガンのメンテナンスに要しました費用でございます。平成２６年度からでございますが、平成２６年度９８万５０００円、平成２７年度９９万３６００円、２８年度８９万６４００円、２９年度と３０年度につきましては実施をいたしておりません。
３点目の、公文書の保存期間が切れることへの対応についての御質問でございますが、本市におきましては、文書取扱規則第２９条及び同規則第３０条に保管・保存文書の廃棄についての規定があり、保存年限が経過した公文書については、その公文書を保有する主管課長が廃棄の適否を判断し、処分を行うものとしております。